意外とハード!二次会幹事

意外とハード!二次会幹事

先日私が参加した結婚式二次会の幹事は私と新郎共通の友人でした。

私は新郎側のゲストとして参加していましたが、友人から企画の相談を受けたり、余興の買い物の手伝いなどを依頼されていたので大変だったエピソードを良く知っています。

まず結婚式の二次会は披露宴と違い、新郎新婦の友人や会社の同僚などが幹事として企画、進行、会計などを行うため、イベントごとに対して不慣れな方が多く、友人も初めての経験でした。

そのため、幹事としてやることをリストアップし、一つづつ着実にこなしていったそうです。

その準備期間は2か月と時間の余裕はあまりある方でなく、依頼された段階で会場や参加者の人数は決まっていなかったため、まずは新郎新婦から予算の上限額と予想参加人数を提示してもらいました。

予算は10万円程度で参加人数は50名程度なので広くて比較的安い会場を用意しなくてはなりません。

費用の大半は参加者からの会費で補うことはできるため、飲食代を5,000円程度で抑え、会費設定を一人7,000円程度にすることで会場費用と余興のプレゼント代などを予算内に収めることができるという計算でした。

しかし、50人を収容できる広い会場は少なく、あったとしても高額な会場費が必要であったり、飲食代がオーバーしてしまうため、予算が足りないという状況でした。

そこで友人が提案したのが、披露宴会場を引き続き二次会会場として利用することでした。

利用には参加者の飲食代のみで会場代が不要なことや、披露宴で使用した飾花やウェルカムボードなども再利用でき、コストダウンを成すことが可能になること、控室もそのまま利用できることや、移動の手間もないので時間が遅れると言ったトラブルもないというメリットがあります。

新郎新婦もそれに承諾し、会場は無事決定しました。

その段階で残った期間は1か月を切り、毎週のように新郎新婦と打ち合わせを行い余興と進行の企画設定、買い出しなどを行っていきました。

その結果、大きなトラブルもなく、無事に終えることができました。

限られた期間の中で、様々な準備を行ったことに対して何が一番大変だったかを尋ねると、50人というたくさんの参加者すべての方に楽しんでもらえる企画を考えるのが一番大変だったと友人は言っていました。

予算のことは計算することではっきりとした答えがでるが、企画は人によって楽しめる方向性が違うため、正解がないことが理由であり、幹事を依頼されるということは新郎新婦によって一生の思い出を作る手伝いをすることになるためあらゆる面で失敗のないようにしたかったそうです。

このように二次会幹事は意外とハードですので、友人や色々なところに力を借りながら、成功できるようがんばってください。

二次会幹事代行