二次会幹事体験談:予定が合わなくて、話し合いが進まない…

二次会幹事体験談:予定が合わなくて、話し合いが進まない…

新郎新婦から結婚式後の二次会で幹事を依頼されました。

これまで幹事の経験がないことも伝えましたが、相手が経験があるということで気軽に引き受けたところ、予想以上に大変でした。

二次会の幹事で何をするのかということも知らない状態でしたので、とにかく相手側に連絡をとり、話し合いをしたいと伝えましたが、相手側となかなか予定が合わなくて話し合いが出来ません。

会場選びや予算決めなどはある程度メールや電話などのやり取りで進めることができましたが、当日の司会の進行やプログラム内容などは、文章のやり取りではなかなか進められませんでした。

しかし、パーティーでのイベントは機材の準備などが必要になりますので大まかな内容を決めなければ、会場との打ち合わせを進められず…。

そのことをずっと考え続けていたため、相手方と直接会えなかった期間は胃が痛くなるほどストレスがたまりました。

どうにか相手と予定を合わせて打ち合わせが出来ましたが、直接会ったら会ったでお互いの言い分がかみ合わず、時間がかかってしまいました。

新郎新婦からも次から次へと二次会に関する希望が入ってきて、できるだけ応えようとは思うものの、進行に師匠がでそうなものについては説得してあきらめてもらったものもありました。

また、ゲストに演出を依頼するときにもゲスト間で予定が会わずに途中変更になったりすることがあり、一時は収拾がつかなくなって辞めたいとまで思ったこともありました。

何とか当日までに準備は整ったものの、進行の管理をする予定だった相手側の幹事の姿が見えなくなったり、イベントに参加する予定のゲストが席をはずしていたりして、決してスムーズに進んだとはいえませんでした。

どうにか体裁は保つことが出来ましたが、打ち合わせが不十分だったこともあって、当日のぶっつけ本番になってしまったこともたくさんあり、自分ではあまり満足できる仕事が出来たとは言いづらいです。

新郎新婦は感謝してくれましたし、ゲストからもねぎらわれ、相手方の幹事とも最終的には意気投合できましたが、次回もしこういった話が来たときには、打ち合わせをできるだけ早めに入れて、段取りもスケジュールを立てて計画的に行いたいと考えました。

予想以上にやらなければならないことが多いですし、結婚式と比べて当日のキャンセルや予定変更なども多いため、もっと柔軟に対応できるシステム作りが必要だと実感しました。

二次会幹事代行